Cymorth Tŷ'r Cwmnïau  

Y Gwasanaeth eAtgoffa
Telerau gweithredu

Mae’r telerau gweithredu hyn yn disgrifio ar ba sail y darperir Gwasanaeth eAtgoffa’r Cofrestrydd ar gyfer cwmnïau a phartneriaethau atebolrwydd cyfyngedig (gelwir y ddau yn “gwmnïau” at ddibenion y telerau hyn). Nid yw’r Gwasanaeth eAtgoffa ar gael i unrhyw fath arall o gorff. Ni chaiff eich cwmni neu bartneriaeth atebolrwydd cyfyngedig ymuno â’r Gwasanaeth eAtgoffa oni bai eich bod yn derbyn y telerau hyn ar ei r[h]an.

Mae’n arbennig o bwysig eich bod yn deall Cymal 4.

Nodwch eich bod wedi darllen a deall y telerau hyn, a’ch bod yn eu derbyn ar ran y cwmni neu’r bartneriaeth atebolrwydd cyfyngedig trwy roi tic yn y blwch “Derbyn” ar y sgrin gynnau.

1. Diffiniadau

1.1 Mae’r “Gwasanaeth eAtgoffa” yn galluogi eich cwmni i ddewis cael negeseuon i’w atgoffa pan fo angen ffeilio dogfennau:

(i) mewn fformat electronig yn hytrach nag ar bapur (neges “eAtgoffa”); a
(ii) thrwy e-bost yn unig at gynrychiolydd/cynrychiolwyr y cwmni.

Disgrifir y gwasanaeth yn fanylach yn y crynodeb o’r gwasanaeth ar ddiwedd y telerau hyn ac ar y wefan o bryd i’w gilydd.

1.2 Dyma’r “negeseuon atgoffa i ffeilio” a anfonir fel negeseuon eAtgoffa:

(i) un neges atgoffa am gyfrifon dyledus a anfonir o leiaf mis cyn y dyddiad ffeilio; ac
(ii) un datganiad cadarnhad sy’n ddyledus a anfonir cyn diwedd y cyfnod adolygu presennol ac o leiaf 14 diwrnod cyn y dyddiad dyladwy ar gyfer ffeilio (mae’r cyfnod adolygu yn deuddeg mis o’r dyddiad corffori neu o’r dyddiad daeth y cyfnod adolygu diwethaf i ben).

1.3 Dyma’r diffiniadau eraill a ddefnyddir yn y telerau hyn:

1.3.1 disgrifir ystyr “hysbysiad cynnau” yng nghymal 2.3;

1.3.2 ystyr “cwmni” yw cwmni neu bartneriaeth atebolrwydd cyfyngedig;

1.3.3 ystyr “gwasanaeth ffeilio electronig” yw gwasanaeth ffeilio ar-lein y Cofrestrydd (WebFiling) a’r gwasanaeth ffeilio trwy feddalwedd. Mae gwybodaeth am y ddau, gan gynnwys sut i gofrestru, ar gael ar y wefan;

1.3.4 ystyr “enwebai” yw person y mae’r cwmni’n ei enwebu i gael yr awdurdod i dderbyn negeseuon eAtgoffa trwy’r Gwasanaeth eAtgoffa ar ei ran;

1.3.5 ystyr “cynrychiolydd” yw enwebai y mae’r Cofrestrydd wedi derbyn hysbysiad cynnau o’i gyfeiriad e-bost;

1.3.6 ystyr “gwefan” yw gwefan Tŷ’r Cwmnïau, y gellir ei gyrchu trwy fynd i www.companieshouse.gov.uk

2. Ymuno â’r Gwasanaeth eAtgoffa

2.1 Ni chaiff y cwmni ymuno â’r Gwasanaeth eAtgoffa oni bai ei fod wedi cofrestru i ddefnyddio gwasanaeth ffeilio electronig a bod ganddo god dilysu cwmni. Mae’r cwmni yn cofrestru trwy ddilyn y cyfarwyddiadau ar gyfer ymuno sydd ar gael ar y gwasanaeth ffeilio electronig o dan sylw. Efallai na fydd y cyfleuster cofrestru ar gael ar bob gwasanaeth ffeilio trwy feddalwedd. Bydd cwmnïau sydd wedi dewis derbyn gohebiaeth gan y Cofrestrydd yn Gymraeg yn cael negeseuon eAtgoffa dwyieithog Cymraeg/Saesneg gan y Gwasanaeth eAtgoffa.

2.2 Yn rhan o’r broses o ymuno, rhaid i’r cwmni ddarparu cyfeiriad e-bost dilys rhwng un a phedwar o enwebeion ar gyfer y Cofrestrydd. Bydd y Cofrestrydd yn anfon neges gynnau i gyfeiriad e-bost pob enwebai. Bydd dolen gynnau yn y negeseuon hyn a fydd yn ddilys am bum niwrnod. Rhaid i bob enwebai glicio ar y ddolen a dilyn y cyfarwyddiadau i gwblhau’r broses ddilysu. Yn rhan o’r broses ddilysu, rhaid i’r enwebai:

2.2.1 gydsynio i weithredu fel cynrychiolydd y cwmni at ddibenion y Gwasanaeth eAtgoffa;

2.2.2 cydsynio i adael i’w [d]data gael ei ddefnyddio at y dibenion a ddisgrifir yng Nghymal 2.6; a

2.2.3 chadarnhau ei f/bod wedi darllen y telerau hyn.

2.3 Anfonir hysbysiad a gynhyrchir yn awtomatig (“hysbysiad cynnau”) at y Cofrestrydd pan fo’r enwebai’n cwblhau’r broses ddilysu. Ni fydd y Cofrestrydd yn anfon negeseuon eAtgoffa i unrhyw gyfeiriad e-bost na chafodd hysbysiad cynnau mewn perthynas ag ef.

2.4 Os nad yw’r Cofrestrydd yn derbyn hysbysiad cynnau gan enwebai, bydd gofyn i’r cwmni ailgyflwyno manylion yr enwebai penodol hwnnw os yw’n dymuno iddo/i weithredu fel cynrychiolydd o ran y Gwasanaeth eAtgoffa o hyd. Os na chaiff y Cofrestrydd unrhyw hysbysiadau cynnau gan unrhyw un o enwebeion y cwmni, bydd cais y cwmni i ymuno â’r Gwasanaeth eAtgoffa yn darfod. Caiff y cwmni ailgychwyn y broses unrhyw bryd.

2.5 Bydd y broses o ymuno wedi ei chwblhau a bydd y cwmni wedi ymuno â’r Gwasanaeth eAtgoffa pan fydd y Cofrestrydd yn derbyn yr hysbysiad cynnau cyntaf gan unrhyw un o enwebeion y cwmni. Os anfonwyd llythyr atgoffa ar bapur mewn perthynas â’r datganiad cadarnhau neu’r cyfrifon sy’n ddyledus cyn y dyddiad hwnnw, ni anfonir neges eAtgoffa mewn perthynas â’r datganiad cadarnhau neu’r cyfrifon o dan sylw.

2.6 Bydd y Cofrestrydd yn defnyddio data’r cynrychiolydd:

2.6.1 at ddibenion darparu’r Gwasanaeth eAtgoffa; ac

2.6.2 er mwyn anfon negeseuon e-bost am gydymffurfiaeth y cwmni â’i rwymedigaethau statudol os yw llythyr am gydymffurfiaeth a anfonwyd at y cwmni wedi cael ei ddychwelyd i’r Cofrestrydd am nad oes modd ei gyflwyno.

3. Golygu a diwygio manylion

3.1 Gall y cwmni ychwanegu neu ddileu cynrychiolwyr neu olygu manylion cynrychiolwyr cyfredol unrhyw bryd gan ddefnyddio cyfleuster diweddaru’r Gwasanaeth eAtgoffa sydd ar gael trwy’r gwasanaeth ffeilio electronig. Gall pob cynrychiolydd olygu manylion ei b/phenodiad a’i g/chyfeiriad e-bost; felly gall cynrychiolydd derfynu ei b/phenodiad fel cynrychiolydd heb yn wybod i’r cwmni neu heb ei gydsyniad. Y cwmni sy’n gyfrifol am reoli’r risg yma.

3.2 Os yw cyfeiriad e-bost cynrychiolydd yn cael ei ddiwygio (gan y cwmni neu gan y cynrychiolydd) bydd y Cofrestrydd yn anfon neges gynnau i’r cyfeiriad e-bost newydd. Ni chaiff unrhyw negeseuon eAtgoffa eu hanfon at y cynrychiolydd hwnnw nes bod y Cofrestrydd yn cael hysbysiad cynnau o’r cyfeiriad e-bost newydd. Ni chaiff unrhyw negeseuon eAtgoffa eu hanfon at y cynrychiolydd hwnnw yn ystod y cyfnod rhwng anfon y neges e-bost i gynnau’r cyfeiriad a derbyn yr hysbysiad cynnau. Os nad oes unrhyw gynrychiolwyr eraill gan y cwmni y gall y Cofrestrydd anfon negeseuon eAtgoffa atynt yn ystod y cyfnod hwn ac o dan y telerau hyn, ystyrir bod y cwmni wedi dadgofrestru o’r gwasanaeth eAtgoffa.

4. Y Gwasanaeth eAtgoffa

4.1 Trwy ymuno â’r Gwasanaeth eAtgoffa, mae’r cwmni yn cyfarwyddo’r Cofrestrydd:

4.1.1 i roi’r gorau i gyhoeddi ac anfon llythyrau atgoffa i ffeilio ar bapur;
4.1.2 i gyhoeddi’r holl negeseuon atgoffa i ffeilio ar ffurf negeseuon eAtgoffa yn y dyfodol; ac

4.1.3 i anfon neges eAtgoffa i gyfeiriad e-bost pob cynrychiolydd y mae’r Cofrestrydd wedi derbyn hysbysiad cynnau ganddo erbyn dyddiad cyhoeddi’r neges eAtgoffa.

4.2 Cyfrifoldeb y cwmni yw sicrhau:

4.2.1 bod ei gynrychiolwyr yn gwybod pa gamau i’w cymryd ar ôl derbyn neges eAtgoffa;

4.2.2 bod cyfeiriad e-bost pob cynrychiolydd yn gysylltiedig â chyfrif e-bost gweithredol sy’n gallu derbyn negeseuon eAtgoffa; a

4.2.3 bod manylion ei gynrychiolwyr yn gyfoes a’u bod yn cael eu diweddaru fel bo angen.

4.3 Darperir y Gwasanaeth eAtgoffa mewn perthynas â negeseuon i atgoffa cwmnïau i ffeilio yn unig. Nid oes unrhyw fath arall o ohebiaeth yn dod o fewn cwmpas y telerau hyn.

4.4 Nid yw’r Gwasanaeth eAtgoffa yn wasanaeth dosbarthu gwarantedig. Pan fo neges eAtgoffa yn gadael systemau cyfrifiadur y Cofrestrydd, mae hi’r tu hwn i reolaeth y Cofrestrydd. Nid yw’r Cofrestrydd yn gwarantu nac yn addo y bydd neges eAtgoffa yn cyrraedd pen ei thaith yn brydlon nac o gwbl.

4.5 Nid yw’r Cofrestrydd:

4.5.1 yn gwirio bod neges eAtgoffa wedi cyrraedd, wedi cael ei hagor neu y gweithredwyd arni;

4.5.2 yn monitro’r cyfrif e-bost yr anfonir y negeseuon eAtgoffa ohono; nac

4.5.3 yn gweithredu pan fo’n derbyn neges (boed yn un awtomatig neu beidio) sy’n dweud na lwyddwyd i gyflwyno’r neges eAtgoffa neu ei bod wedi methu â chyrraedd pen ei thaith am reswm arall.

4.6 Nid yw’r Cofrestrydd yn gyfrifol am unrhyw oblygiadau sy’n codi os oes un neu ragor o’r negeseuon eAtgoffa yn methu â chyrraedd pen ei thaith cyn y dyddiad ffeilio perthnasol. Cyfrifoldeb y cwmni yw sicrhau bod ei ddatganiadau cadarnhau a’i gyfrifon yn cael eu cyflwyno i’r Cofrestrydd yn brydlon mewn ffordd briodol. Nid yw ymuno â’r Gwasanaeth eAtgoffa yn gwrthwneud nac yn effeithio ar ddyletswydd statudol y cwmni i gyflwyno dogfennau i’r Cofrestrydd. Rhaid i gwmnïau beidio â dibynnu ar y Gwasanaeth eAtgoffa fel eu hunig ddull o wybod bod dogfen yn ddyledus.

5. Dadgofrestru o’r Gwasanaeth eAtgoffa neu ei dynnu’n ôl

5.1 Gall y Cofrestrydd dynnu’r Gwasanaeth eAtgoffa yn ôl unrhyw bryd, boed mewn perthynas ag un neu ragor o gwmnïau, neu bob cwmni, trwy osod hysbysiad ar y wefan neu, ar ddisgresiwn y Cofrestrydd, trwy anfon neges e-bost at gynrychiolydd y cwmni. Gall y Cofrestrydd amrywio amodau darparu’r Gwasanaeth eAtgoffa unrhyw bryd trwy osod hysbysiad ar y wefan. Rhoddir tri mis o rybudd cyn tynnu’r gwasanaeth yn ôl neu ei amrywio os oes modd.

5.2 Gall y cwmni ddadgofrestru o’r Gwasanaeth eAtgoffa unrhyw bryd trwy ddilyn y cyfarwyddiadau perthnasol sy’n rhan o’r gwasanaethau ffeilio electronig. Ar ôl cwblhau’r broses o ddadgofrestru, bydd y Cofrestrydd yn dychwelyd i anfon llythyrau sy’n atgoffa’r cwmni i ffeilio ar bapur.

5.3 Ystyrir bod y cwmni wedi dadgofrestru o’r Gwasanaeth eAtgoffa os yw’r olaf o’i gynrychiolwyr yn terfynu ei b/phenodiad fel cynrychiolydd. Ystyrir bod y cwmni wedi dadgofrestru o’r Gwasanaeth eAtgoffa o dan yr amgylchiadau a ddisgrifir yng Nghymal 3.2 hefyd.

5.4 Os yw’r cwmni’n dadgofrestru o’r Gwasanaeth eAtgoffa o dan Gymal 5.2, bydd y Cofrestrydd yn anfon neges e-bost i gadarnhau hyn at bob person sydd wedi ei enwi fel cynrychiolydd ar y dyddiad dadgofrestru. Os ystyrir bod cwmni wedi dadgofrestru o’r Gwasanaeth eAtgoffa o dan Gymal 5.3, bydd y Cofrestrydd yn anfon neges e-bost sy’n cadarnhau nad yw’r cwmni yn rhan o’r Gwasanaeth eAtgoffa mwyach at y cynrychiolydd y mae terfyniad ei benodiad wedi arwain at y dadgofrestru tybiedig.

6. Rhybudd Preifatrwydd

6.1 Hunaniaeth y Rheolwr - Y Cofrestrydd yw'r rheolwr data ar gyfer yr holl ddata personol a gesglir gan unigolion sydd wedi cydsynio i weithredu fel cynrychiolydd y cwmni at ddibenion y gwasanaeth eReminder.

6.2 Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu - Prosesir data personol gyda chaniatâd penodol y cynrychiolydd. Gweler cymalau 2.2.1 a 2.2.2.

6.3 Cadw data personol - Bydd y Cofrestrydd yn cadw data personol y cynrychiolydd hyd nes y byddant yn gwahardd y gwasanaeth eReminder. Unwaith y bydd y broses optio allan yn gyflawn bydd data personol y cynrychiolydd yn cael ei ddileu.

6.4 Hawliau unigol - Mae'r Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol (RhDDC) yn darparu rhai hawliau y gall unigolion eu defnyddio mewn perthynas â'u data personol eu hunain. Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau yn y RhDDC, o ran data personol cynrychiolydd a gedwir gan Dŷ'r Cwmnïau, cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio'r manylion cyswllt isod.

6.5 Cwynion - Os ydych chi'n anfodlon â'r ffordd yr ydym yn rheoli eich data personol, rhowch wybod i ni yn y lle cyntaf trwy ysgrifennu at y Swyddog Diogelu Data yn dpo@companieshouse.gov.uk. Os ydych chi'n parhau i fod yn anfodlon, mae gennych hawl i godi'ch pryderon gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Y manylion cyswllt yw:

The Information Commissioner’s Office

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

 

Crynodeb o’r gwasanaeth

Mae’r Gwasanaeth eAtgoffa yn anfon negeseuon e-bost i atgoffa cwmnïau sydd wedi ymuno â’r gwasanaeth pan fo’u cyfrifon blynyddol a’u ffurflenni blynyddol yn ddyledus. Bydd y negeseuon e-bost hyn yn cymryd lle’r llythyrau atgoffa ar bapur.

Gall cwmnïau ymuno â’r cynllun trwy WebFiling neu trwy Software Filing (cyhyd ag y bo’r feddalwedd yn addas ar gyfer y negeseuon eAtgoffa). Rhaid i’r cwmni feddu ar god dilysu dilys er mwyn ymuno â’r gwasanaeth.

Gall cwmnïau glustnodi hyd at 4 cyfeiriad e-bost i gael negeseuon eAtgoffa a gall y bobl hynny fod yn gynrychiolwyr y cwmni, yn asiantau neu’n unrhyw un arall y mae’r cwmni am iddynt dderbyn negeseuon atgoffa ar ei ran. Nid oes angen i’r holl gynrychiolwyr hyn wybod cod dilysu’r cwmni er mwyn cael y negeseuon atgoffa, dim ond y rhai a fydd yn gallu ffeilio dogfennau’r cwmni ar-lein.

Caiff cwsmeriaid a chanddynt god dilysu’r cwmni ychwanegu, golygu neu ddileu cyfeiriadau e-bost o’r gwasanaeth. Bydd y cwmni’n aros yn rhan o’r gwasanaeth cyhyd ag y bo o leiaf un cyfeiriad e-bost wedi ei gofrestru a’i gynnau. Os caiff yr holl gyfeiriadau e-bost eu dileu, bydd y cwmni wedi dadgofrestru o’r gwasanaeth a bydd Tŷ’r Cwmnïau yn dychwelyd i anfon llythyrau atgoffa at y cwmni ar bapur.

Os nad yw cynrychiolydd y cwmni’n gwybod y cod dilysu, bydd angen iddo ddefnyddio’r ddolen ar y negeseuon a anfonir yn rhan o’r gwasanaeth hwn i newid ei g/chyfeiriad e-bost.

Bydd y system yn anfon hysbysiadau ar ffurf e-bost at gwmnïau pryd bynnag y caiff cyfeiriadau e-bost eu hychwanegu neu eu dileu o’r gwasanaeth. Mater i’r cwmni yw sicrhau bod y cyfeiriadau e-bost a gofrestrwyd gyda’r gwasanaeth yn ddilys ac yn gyfoes.

Caiff cwsmeriaid sy’n defnyddio’r gwasanaeth eAtgoffa trwy WebFiling weld y sgriniau yn Gymraeg. Bydd cwmnïau sydd wedi cofrestru i gynnal eu busnes gyda Thŷ’r Cwmnïau trwy gyfrwng y Gymraeg yn derbyn negeseuon eAtgoffa dwyieithog.